Você sabe como e o que falar em uma reunião de trabalho?
by clubedafala
Uma reunião ou um almoço de negócios são sempre oportunidades para se destacar profissionalmente. Além disso, certamente, você será avaliado pela maneira como se comporta. Mas, afinal, o que fazer ou falar em uma reunião de trabalho?
Os encontros de trabalho são momentos cruciais para fortalecer a sua imagem para os colegas, os chefes e os fornecedores. Além disso, sair-se bem em situações como essas rende pontos para outras circunstâncias empresariais.
Conseguir marcar presença, sabendo a hora de se colocar em uma reunião de trabalho e a maneira como se portar, é fundamental. Neste post, vamos apresentar algumas dicas importantes que vão ajudá-lo a ser bem-sucedido. Continue a leitura e aproveite!
Seja pontual
O atraso para um compromisso é, antes de qualquer coisa, uma demonstração de que você não valoriza o tempo do outro, que nada mais é do que um extremo desrespeito. Quando duas ou mais pessoas acordam uma reunião de trabalho, é esperado que ela se cumpra no horário combinado.
A menos que exista uma razão que, de fato, justifique um atraso, jamais chegue após a hora estipulada. Pontualidade é o mínimo que se espera de pessoas comprometidas com o seu trabalho. Ser alguém pontual demonstra respeito e responsabilidade.
Caso o atraso seja realmente inevitável, não foque a sua atenção nas desculpas e nas justificativas. Mantenha a sua comunicação positiva, dando ênfase para o quanto você valoriza o tempo e a paciência das pessoas, apesar do ocorrido. Como? É simples! Substitua o “Desculpe, eu me atrasei porque o pneu do carro furou e…” pelo “Sinto muito por ter tomado tanto tempo de vocês, mas obrigado por terem me esperado”.
Prepare-se antes
Usualmente, a pauta da reunião é divulgada antes da data. Isso ocorre justamente para que os presentes possam se preparar e participar de forma mais ativa, contribuindo com sugestões e argumentações válidas. Aproveite essa vantagem para estudar com antecedência os pontos que serão debatidos e tenha em mente de que maneira você poderá somar.
Se possível, leve dados que possam ajudar no desenvolvimento da reunião, fatos relevantes e assuntos que possam ser abordados. É importante também que você tenha precisão nas informações que dizem respeito direto à função que exerce, pois você pode ser questionado sobre algo.
Pesquise sobre as principais tendências da sua área que possam ser de grande valia para a solução dos problemas apresentados e, principalmente, tenha inputs suficientes para que a sua criatividade possa fluir no decorrer da reunião de trabalho.
Conheça a cultura da empresa
Um aspecto importante que pode passar despercebido por muitas pessoas é a questão da cultura empresarial. É necessário ter conhecimento sobre ela para não cair no descuido de se colocar em uma situação embaraçosa.
Em alguns casos, a participação ativa de novos funcionários é encorajada como parte do desenvolvimento dos profissionais, por exemplo, mas, em outros, pode ser mal interpretada. Por isso, busque conversar com os seus pares e até mesmo supervisores para entender qual é o seu papel nesse primeiro momento.
Além disso, em certos ambientes, é preciso manter tanto a fala quanto a postura mais formais, colocar os argumentos de maneira mais rebuscada e até procurar se vestir a critério. Em outros, no entanto, o excesso de formalidade pode se tornar restritivo, especialmente em modelos de negócio no estilo startup, em função do clima descontraído que esses espaços costumam propor.
Cuide da aparência
Independentemente do cargo que ocupa, vista-se de maneira adequada. Use o bom senso para guiar essa escolha: prefira roupas neutras ou em tons pastel, que estejam limpas e passadas. Evite também acessórios muito chamativos.
Vale lembrar que não é necessário usar roupas de grife para estar elegante. Uma boa maneira de se guiar é tendo como base a forma como o seu chefe se veste. Procure se assemelhar no estilo, sem chamar tanto a atenção dos seus pares.
Mesmo que você ocupe um cargo muito inferior, tente sempre se vestir de forma discreta e arrumada, da maneira como gostaria de ser visto. O modo como você se veste ajuda as pessoas a entenderem como você quer ser tratado — de maneira mais formal ou descontraída, por exemplo.
Anote tudo
Durante a reunião, anote o que está sendo dito. Além de isso o ajudar a se lembrar posteriormente do que foi falado na reunião, demonstra que você está atento ao que é abordado no encontro.
Use também um bloco de anotações para escrever algo que queira dizer, sem que seja necessário interromper a fala e o raciocínio de outra pessoa. Escreva palavras-chave que podem ser usadas para lembrá-lo do que quer acrescentar à discussão.
Além de ser um ótimo instrumento durante a reunião de trabalho, um bloco de anotações pode ser uma grande contribuição depois, para que tanto você quanto os seus colegas possam tirar eventuais dúvidas ou alinhar informações.
Utilize uma comunicação clara
Mais importante do que começar a sua apresentação com termos rebuscados e menções técnicas é fazer com que as pessoas que estão escutando entendam o que você quer dizer. É por isso que você deve se preparar com uma comunicação clara e, sobretudo, simples.
É muito comum que alguns dos presentes na reunião simplesmente não sejam da sua área e eles deverão entender aquilo que você está tentando abordar. Portanto, não se esqueça de trazer as devidas explicações sobre os conceitos e as terminologias específicas.
Se quiser ter ainda mais certeza de que você está sendo compreendido, tire um tempo de cada assunto e etapa para checar se todos entenderam ou se há alguma dúvida. Isso é importante para demonstrar que você se preocupa com a forma como as informações estão chegando aos receptores.
Faça um follow-up por e-mail
O follow-up é um método de acompanhamento vindo da área de vendas, mas que pode ser útil para reuniões. Na verdade, não precisa ser nada muito elaborado. Um e-mail pontuando as principais pautas e decisões da reunião é o suficiente para manter todo mundo informado.
Além disso, esse é um espaço importante para a interação e para a contribuição de todos. Portanto, além de relembrar o que foi discutido na reunião de trabalho, você também pode pedir que os seus colegas adicionem as suas próprias notas, enriquecendo os documentos e ajudando todos a se manterem a par de tudo que foi abordado.
Use técnicas de oratória
Participar de uma reunião não é apenas estar presente. Sempre que possível, utilize a dica anterior e diga algo que enriqueça o debate. Contudo, faça isso posicionando os seus pensamentos de maneira clara e objetiva.
Por mais que você queira se destacar, não fale daquilo que desconhece ou de algo que não tenha fundamento. Emita a sua opinião com seriedade, evitando brincadeiras, ironias e deboches.
Técnicas de oratória também favorecem bastante essas situações. É preciso saber empregar o tom de voz adequado, fazer uso de pausas durante a fala e demonstrar entusiasmo ao discursar. A postura e os gestos também são fatores capazes de persuadir e prender a atenção do ouvinte.
Com dicas tão simples, porém tão fundamentais como essas, a partir de agora, você vai conseguir se destacar positivamente em qualquer reunião de trabalho. Lembre-se de que todos esses aspectos envolvem a sua apresentação pessoal e a sua comunicação!
No Clube da Fala ensinamos técnicas de fonoaudiologia, oratória, neurociência, teatro e psicologia para desenvolver a comunicação dos nossos alunos, fazer com que os mesmos ganhem mais visibilidade e passem mais credibilidade nas reuniões de trabalho.
Gostou de saber o que falar em uma reunião de trabalho? Então, chegou a hora de ajudar outras pessoas a se darem bem nesse momento. Compartilhe este conteúdo com os seus contatos nas redes sociais!
