Você sabe como e o que falar em uma reunião de trabalho?

Uma reunião ou um almoço de negócios são sempre oportunidades para se destacar profissionalmente. Além disso, certamente, você será avaliado pela maneira como se comporta. Mas, afinal, o que falar em uma reunião de trabalho? Como proceder?

Os encontros profissionais são momentos cruciais para fortalecer a sua imagem para os outros colaboradores, os chefes e os fornecedores. Além disso, sair-se bem em situações como essas rende pontos para outras circunstâncias empresariais.

Neste contexto de postura correta, palavras assertivas e segurança para se comunicar da melhor maneira possível, é fundamental munir-se de todas as informações que possam ajudar a ter a melhor preparação para qualquer tipo de reunião que a nossa carreira exigir.

Dessa forma, conseguir marcar presença, sabendo a hora de se colocar em uma reunião de trabalho e a maneira como se portar é fundamental. Neste post, vamos apresentar algumas dicas importantes que vão ajudá-lo a ser bem-sucedido. Continue a leitura e aproveite!

O que falar no início da reunião?

Se a sua busca é saber exatamente o que falar em uma reunião de trabalho, o início deste tipo de encontro é essencial para que tudo seja conduzido da melhor maneira possível e você possa cumprir o seu papel com tranquilidade, segurança e a certeza de que as suas atitudes são as que a sua profissão espera.

Desta forma, para começar bem uma reunião:

• Cumprimente os presentes com simpatia, naturalidade e com a intenção de deixar a todos à vontade.
• Apresente a pauta, mostrando os objetivos do encontro de maneira bastante objetiva.
• Fale a respeito dos tópicos mais importantes.
• Abra a reunião para perguntas e debates.

O que falar no final da reunião?

Saber o que falar em uma reunião é o grande segredo do sucesso. A partir do momento em que você norteia a sua participação e se mantém organizado (a) e atento (a) a todas as possibilidades de interação e necessidades de intervenção, a tendência é de que o resultado seja excelente.

Todavia, a finalização do encontro é uma necessidade que precisa ser analisada e considerada por você. E, que fique claro: não existe uma “fórmula de bolo” para encerrar uma reunião, um modelo único que todos devem seguir para terminar o processo de maneira estratégica.

Porém, existem alguns pontos que podem (e devem) ser observados e bem interpretados, para que você consiga finalizar o seu encontro com profissionalismo e sempre deixando uma ótima impressão a respeito da sua capacidade de falar bem e se comunicar.

Por isso, tome nota de algumas dicas infalíveis:

1 – Liste os principais pontos que foram tratados durante a reunião.

2 – Faça um reforço a respeito das decisões que foram tomadas, bem como das tarefas que cada um dos presentes vai executar.

3 – Reforce as datas e os prazos. Isso se aplica quando há necessidade de já deixar marcada uma próxima reunião e também de recordar as datas limites para cada uma das tarefas que foram acordadas.

4 – No fim, avise a todos que vai compartilhar a ata, com os principais detalhes de tudo o que foi resolvido. E não se esqueça de fazer isso realmente, pois as pessoas te cobrarão caso se sintam esquecidas, deixadas de lado.

O que falar em uma reunião com os líderes da empresa?

Estar cara a cara em uma reunião com a liderança de uma empresa é uma tarefa que tira o sono de muitos colaboradores. Afinal, a pressão que existe em um tipo de situação como essa requer controle, segurança, confiança no próprio potencial e uma Oratória bem solidificada, porém, há alguns detalhes que você não pode deixar de lado neste tipo de situação. Veja só:

– Procure demonstrar os progressos que a empresa e o departamento em que trabalha estão alcançando.

– Levante a possibilidade de novos projetos e iniciativas.

– Considere as mudanças de cenário e tenha transparência para demonstrar para os líderes conquistas e equívocos.

– Não esqueça dos valores e da missão da sua equipe de trabalho quando estiver abordando alguma necessidade para os seus líderes.

Como se destacar em uma reunião de trabalho?

• Considere sempre a cultura da empresa. Isso será determinante para o direcionamento da sua Oratória, pois você entenderá como aquele ambiente gosta de ser tratado, aquilo que não é considerado como positivo, além dos projetos que podem ser fomentados entre as equipes.
  
• Mostre que você é capaz de estar ali; afinal, se domina a arte de falar bem e está preparado para interagir com qualquer tipo de perfil, os seus líderes precisam perceber que você tem o potencial necessário para cumprir as metas e, consequentemente, ganhar uma posição de destaque e respeito.
• A reunião é somente mais um passo estratégico que podemos dar em direção à nossa evolução e reconhecimento. Por isso, continue a “mostrar serviço” após o encontro; essa atitude é característica de pessoas preparadas e capacitadas para subir degraus em uma corporação.

Dicas de como falar e se portar em uma reunião de trabalho

 DICA 1 – Seja pontual.

O atraso para um compromisso é, antes de qualquer coisa, uma demonstração de que você não valoriza o tempo do outro, que nada mais é do que um extremo desrespeito. Quando duas ou mais pessoas combinam uma reunião de trabalho, é esperado que elas cumpram o horário combinado.

A menos que exista uma razão que, de fato, justifique um atraso, jamais chegue após a hora estipulada. Pontualidade é o mínimo que se espera de pessoas comprometidas com o trabalho. Ser alguém pontual demonstra respeito e responsabilidade para com a empresa e também para com os presentes.

Uma ressalva: caso o atraso seja realmente inevitável, não foque a sua atenção nas desculpas e nas justificativas. Mantenha a sua comunicação positiva, dando ênfase para o quanto você valoriza o tempo e a paciência das pessoas, apesar do ocorrido.

Como isso deve ser feito? É muito simples: substitua o “Desculpe, eu me atrasei porque o pneu do carro furou e…” pelo “Sinto muito por ter tomado tanto tempo de vocês, mas obrigado por terem me esperado”. São detalhes sutis que fazem toda a diferença.

DICA 2 – Prepare-se com antecedência.

Usualmente, a pauta da reunião é divulgada antes da data. Isso ocorre justamente para que os presentes possam se preparar e participar de forma mais ativa, contribuindo com sugestões e argumentações válidas. Aproveite essa vantagem para estudar com antecedência os pontos que serão debatidos.

 Se possível, leve dados que possam ajudar no desenvolvimento da reunião, fatos relevantes e assuntos que possam ser abordados. É importante também que você tenha precisão nas informações que dizem respeito direto à função que exerce, pois você pode ser questionado sobre algo.

Pesquise sobre as principais tendências da sua área que possam ser de grande valia para a solução dos problemas apresentados e, principalmente, tenha inputs suficientes para que a sua criatividade possa fluir no decorrer da reunião de trabalho.

DICA 3 – Conheça a cultura da empresa.

Um aspecto importante que pode passar despercebido por muitas pessoas é a questão da cultura empresarial. É necessário ter conhecimento sobre ela para não cair no descuido de se colocar em uma situação embaraçosa. Lembre-se: cada corporação tem um DNA e você precisa ter isso sempre na sua cabeça.

Em alguns casos, a participação ativa de novos funcionários é encorajada como parte do desenvolvimento dos profissionais, por exemplo; mas, em outros, pode ser interpretada de forma equivocada. Por isso, busque conversar com seus pares e até mesmo supervisores para entender qual é o seu papel.

Além disso, em certos ambientes, é preciso manter tanto a fala quanto uma postura mais formais, colocar os argumentos de maneira mais rebuscada e até procurar se vestir a critério. Em outros, no entanto, o excesso de formalidade pode se tornar restritivo, especialmente em modelos de negócio no estilo startup.

DICA 4 – Cuide da aparência.

Independentemente do cargo que ocupa, vista-se de maneira adequada. Use o bom senso para guiar essa escolha: prefira roupas neutras ou em tom pastel, que estejam limpas e sempre bem passadas. Evite também acessórios muito chamativos.

Vale lembrar que não é necessário usar roupas de grife para estar elegante. Uma boa maneira de se guiar é tendo como base a forma como o seu chefe se veste. Procure se assemelhar ao estilo, sem chamar tanto a atenção dos seus pares.

Mesmo que você ocupe um cargo muito inferior, tente sempre se vestir de forma discreta e arrumada, da maneira como gostaria de ser visto. O modo como se veste ajuda as pessoas a entenderem como quer ser tratado (a) — de maneira mais formal ou descontraída, por exemplo.

DICA 5 – Anote tudo

Durante a reunião, anote tudo o que está sendo dito. Além de isso o ajudar a se lembrar posteriormente do que foi falado na reunião, demonstra que está atento (a) ao que é abordado no encontro. E isso valoriza as reuniões que a sua empresa realiza.

Use também um bloco de anotações para escrever algo que queira dizer, sem que seja necessário interromper a fala e o raciocínio de outra pessoa. Escreva palavras-chave que podem ser usadas para lembrá-lo do que quer acrescentar à discussão.

Além de ser um ótimo instrumento durante a reunião de trabalho, um bloco de anotações pode ser uma grande contribuição depois, para que tanto você quanto os seus colegas possam tirar eventuais dúvidas ou também alinhar informações importantes.

DICA 6 – Utilize uma comunicação clara.

Mais importante do que começar a sua apresentação com termos rebuscados e menções técnicas é fazer com que as pessoas que estão escutando entendam o que você quer dizer. É por isso que deve se preparar com uma comunicação clara e, sobretudo, simples.

É muito comum que alguns dos presentes na reunião simplesmente não sejam da sua área e eles deverão entender aquilo que você está tentando abordar. Portanto, não se esqueça de trazer as devidas explicações sobre os conceitos e as terminologias específicas.

Se quiser ter ainda mais certeza de que você está sendo compreendido, tire um tempo de cada assunto e etapa para checar se todos entenderam ou se há alguma dúvida. Isso é importante para demonstrar que você se preocupa com a forma como as informações estão chegando aos receptores.

DICA 7 – Faça um follow-up por e-mail.

O follow-up é um método de acompanhamento vindo da área de vendas, mas que pode ser útil para reuniões. Na verdade, não precisa ser nada muito elaborado. Um e-mail pontuando as principais pautas e decisões da reunião é o suficiente para manter todo mundo informado.

Além disso, esse é um espaço importante para a interação e para a contribuição. Portanto, além de relembrar o que foi discutido na reunião, você também pode pedir que os seus colegas adicionem as suas próprias notas, enriquecendo os documentos e ajudando todos a se manterem a par de tudo que foi abordado.

DICA 8 – Use técnicas de Oratória.

Participar de uma reunião não é apenas estar presente. Sempre que possível, utilize a dica anterior e diga algo que enriqueça o debate. Contudo, faça isso posicionando os seus pensamentos de maneira clara e objetiva; assim, você receberá uma boa avaliação de todos os envolvidos.

 E por mais que você queira se destacar no seu segmento de atuação, não fale daquilo que desconhece, que não domina ou de algo que não tenha fundamento real e suficiente. Emita a sua opinião com seriedade, evitando brincadeiras, ironias e deboches.

Além disso, existe um detalhe de grande relevância: as técnicas de Oratória também favorecem bastante essas situações. É preciso saber empregar o tom de voz adequado, ter postura, cuidar do gestual e fazer uso de pausas durante a fala e também demonstrar entusiasmo ao discursar.

 Com dicas tão simples, porém tão fundamentais como essas, a partir de agora, você vai conseguir se destacar positivamente em qualquer reunião de trabalho. Lembre-se de que todos esses aspectos envolvem a sua apresentação pessoal e a sua comunicação.

Desta forma, é fato que você precisa conhecer o Clube da Fala.

No Clube da Fala ensinamos técnicas de fonoaudiologia, Oratória, neurociência, teatro e psicologia para desenvolver a comunicação dos nossos alunos e fazer com que ganhem mais visibilidade e passem mais credibilidade nas reuniões de trabalho.

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